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我國檔案管理智能化發展趨勢研究

發布時間:2018-10-16 編輯:濟南國韻電子技術有限公司 閱讀: 分享:

  1、計算機時代下的智能化管理  隨著信息時代的到來,計算機技術已經運用到檔案管理之中,使得檔案管理具備了硬軟件基礎,如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門,而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中,都建立了軟件支持,如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等,這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統一性的管理標準制度的保障下,如檔案整理標準、統計標準、技術指標等被嚴格規定下來,這為實現統一性的智能化管理提供了有效條件,刺激了檔案數據庫中信息資源的建立。

  從檔案管理自身發展來看,其一,隨著信息化時代的到來,檔案管理的數量、種類不斷增加,其形式不斷發生變化,如現代的電子檔案、數字檔案、快照檔案等,這就刺激了原來的檔案管理方式的改變;在人類知識化的今天,檔案容量不斷增加,其內部信息量的增加,必定要求具備高儲存、高輸出性能的技術為保證,而要實現對新形式、新內容檔案的管理,必須借助于信息化、智能化的管理方式;在大容量信息的刺激下,人們的知識容量提升,對知識的要求量遠遠超過以前,這就要求具備大容量的共享信息,而智能化管理為實現資源共享提供了開放性的平臺,這就利于實現檔案價值。其二,現存檔案自然老化、人為損失的現象嚴重,而采用智能化檔案管理方式,可有效保護檔案原件、延長檔案壽命,同時可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風險,并針對于損失文件采用數字拷貝等方式進行復原處理,這對保護原檔案起到了積極作用。

檔案管理

  2、檔案管理智能化發展趨勢

  2.1智能化存儲

  與傳統的檔案管理方式相比,智能存儲是計算機系統本身最重要的智能特征,其改變了傳統的紙張、書本檔案庫形式,依靠智能系統運行智能存儲管理軟件,來支持多種文件和操作系統,以實現存儲資源的虛擬化。計算機智能化存儲其最重要的特征就是信息容量性,在現代檔案信息大容量的環境下,計算機以數字化、程序化的存儲方式,縮小信息空間,以數據庫、內存等形式,將信息進行存儲,這就提升了信息的存儲空間。其二,提升存儲設備之間的信息聯系,并有效實現備份、容錯、改錯、安全管理等職能,有效提升了檔案管理的安全性,實現了檔案保存的完整性和信息的全面性,利于實現檔案使用價值。

  2.2智能化檢索

  隨著計算機技術的發展,文獻檢索的智能化特征越來越明顯。在現代檔案管理中,答案存在的形式越來也多,既有文字、數字,也有圖文、聲像,有加密文件,也有非加密文件,有本地存儲信息,也有異地存儲信息,而要獲得相關性的信息,僅僅依靠書本查找并不能實現文獻資源的享用,而在智能化管理條件下,計算機將檔案信息進行歸類后進行整體性存儲,在檢索過程中,以文獻、檢索詞等信息為基礎,對文獻進行分類排列,這就提升了文獻檢索的準確性和范圍性,使人們能夠以最快的速度找到想要的相關文獻,而且各類文獻也以“期刊”、“碩士文獻”、“博士文獻”等方式進行分類,突出了文獻的重要性和性能,進而提升了文獻選用率。

  2.3智能化應用

  檔案管理智能化將檔案進行信息化、數字化、智能化處理后,以程序的形式存在,這就刺激人們在進行檔案采用時,以網址、程序的形式進行搜索,同時,網絡提供的大規??臻g,提升了檔案的利用空間,尤其是一些專業性、科研型共享資源,在很大程度上實現了資源共同利用價值,進而以檔案使用的反作用,實現了檔案的豐富與發展。當然,不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值,如電子檔案智能化管理,可提升企業與客戶之間的交流,加強兩者之間的了解度與合作度,可以進行商情預測,提升企業市場預測力,可以進行智能化營銷等,總之,其信息提供范圍和途徑的拓展,有效提升了檔案管理的價值。

  3.、提升檔案管理智能化的措施

  3.1完善管理機制

  各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性,在信息錄入后,就會成為數據庫之間、數據字段以及運行程序之間的聯系,在進行計算機網絡化管理中,一定要將其進行統一化規定,從而提升數據庫的完整性和安全性;制定統一性標準,管理標準的完整性與一致性是衡量管理的重要指標,這就要求進行規范性的制度約束,強調各個管理部門與管理信息的鏈接性,以實現檔案信息網絡暢通無阻。

  3.2鞏固保障因素

  在進行硬軟件建設中,要加強專業數字化設備的設置,實現配備的統一性,實現硬件設備的型號統一、購置統一、內部系統統一;充分利用設備功能,實現自動轉化、編制、檢索、存儲、上傳等功能,為智能化檔案管理提供有效保障。

  3.3提升人員素質

  加強檔案管理人員的專業技能培訓,面向檔案管理的基本技能與計算機技能,尤其是計算機系統和網絡安全防護知識,保障管理工作的信息安全性和工作的科學性;注重基礎性工作管理,加強收集、整理、保存等環節的協調性,保證檔案管理質量化;加強素質教育與培訓,促使工作人員樹立良好的崗位意識、職責意識和服務意識,提升檔案管理智能化的質量。

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